PRAKTICKY & JEDNODUŠE – úředně ověřený podpis a jeho alternativy

Každý z nás se pravidelně setkává nejen v profesním, ale i v soukromém životě s požadavkem na použití „vyšší formy“ podpisu. V korporátní sféře se lze s nutností úředně ověřeného podpisu setkat především u plných mocí, čestných prohlášení a jiných dokumentů potřebných pro zápisy do veřejných rejstříků, a samozřejmě také u některých smluv (například smlouva o převodu obchodního podílu). V osobním životě je úředně ověřený podpis potřeba například u smluv o převodu nemovitosti či souhlasu s umístěním trvalého pobytu apod.

Nejen z těchto důvodu je dobré si v celé věci udělat trochu pořádek. Níže tak naleznete přehled jednotlivých variant toho, jak zajistit úřední ověření pravosti podpisu – tzv. legalizace (či rovnocennou alternativu), a to mnohdy aniž byste museli opustit Vaši kancelář, byt či dům, anebo klidně i z dovolené.

1. „Klasické“ úřední ověření notářem, advokátem či na Czech POINTu

Mezi nejběžnější varianty patří bezesporu možnost úředního ověření podpisu u jakéhokoli notáře (či případně advokáta). Stejnou službu Vám zajistí i na kterémkoli kontaktním místě Czech POINT, jejichž mapa je dostupná zde. Případně se lze podívat i na seznam poboček České pošty poskytujících služby Czech POINT, který naleznete zde.

V případě využití jedné z těchto variant je nutné si s sebou vzít vytištěný dokument (v případě ověření u advokáta musí být dokument nepodepsaný) a dále průkaz totožnosti. Samotné ověření podpisu je provedeno na počkání, kdy příslušný notář, advokát či úředník k listině připojí tzv. ověřovací doložku.

Výsledkem celého procesu je originál dokumentu v listinné (papírové) podobě.

2. Legalizace elektronického podpisu na Czech POINTu (tzv. eLegalizace)

Počátkem tohoto roku přibyla další možnost, a to legalizace elektronického podpisu prostřednictvím služeb Czech POINT.

V praxi vše probíhá tak, že podepisující osoba musí nejdřív dokument podepsat opět jakýmkoli, tedy klidně jen prostým elektronickým podpisem, a následně jej nahrát do úschovny dokumentů pro tzv. eLegalizaci (dostupná zde). Po nahrání dokumentu je vygenerováno potvrzení, které je nutné předložit v elektronické či papírové podobě na kontaktním místě Czech POINT (mapa kontaktních míst dostupná zde, seznam poboček České pošty poskytujících služby Czech POINT naleznete zde), a to spolu s dokladem totožnosti.

Výsledkem celého procesu je původní dokument v elektronické podobě doplněný o samostatnou ověřovací doložku. Ověřující osoba předá ověřovací doložku buď prostřednictvím úschovny Czech POINT, nebo jí zašle do datové schránky podepisující osoby.

Výhodou tohoto řešení je především to, že podepisující osoba nemusí mít k dispozici žádnou vyšší formu elektronického podpisu a také možnost postupného podepisování dokumentu dalšími osobami.

3. Legalizace elektronického podpisu notářem (a v budoucnu i advokátem)

Stále poměrně čerstvou novinkou je úřední ověření elektronického podpisu notářem. V praxi je totiž možné, aby notář osobně či „na dálku“ zajistil úřední ověření jakéhokoli elektronického podpisu.

V praxi vše probíhá tak, že podepisující osoba nejprve zašle notáři elektronicky podepsaný dokument, nebo ho na místě elektronicky podepíše. Zde je nutné zdůraznit, že postačí opět klidně i prostý elektronický podpis bez jakéhokoli certifikátu, pokud je viditelný na dokumentu. V případě varianty „na dálku“ se notář a podepisující osoba spojí prostřednictvím telekonference, k níž se podepisující osoba přihlásí např. prostřednictvím bankovní identity, eObčanky či jiným způsobem. Následně podepisující osoba v rámci videokonference prohlásí, že zaslaný dokument skutečně sama podepsala. V případě druhé varianty podepisující osoba, která se přímo na místě identifikuje notáři dokladem totožnosti, prohlásí, že předložený elektronický dokument podepsala. Notář následně opatří elektronicky podepsaný dokument ověřovací doložkou.

Výsledkem celého procesu je původní dokument v elektronické podobě, který je neoddělitelně spjat s ověřovací doložkou.

Výhodou tohoto řešení je nejen to, že podepisující osoba nemusí ani v tomto případě disponovat žádnou vyšší formu elektronického podpisu, ale i to, že se nemusí fyzicky dostavit k ověření pravosti svého podpisu k notáři. Nevýhodou tohoto řešení naopak může být především nemožnost postupného doplňování elektronického dokumentu o podpisy dalších osob.

Od 1. ledna 2025 by měli mít možnost legalizovat elektronický podpis také advokáti, avšak v tuto chvíli se ještě čeká na přijetí k tomu potřebné legislativy.

4. Nahrazení úředně ověřeného podpisu uznávaným elektronickým podpisem s využitím registru obyvatel

Osoby, které mají zřízený tzv. uznávaný elektronický podpis (tj. kvalifikovaný elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu) či zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu, mohou tento podpis využít jako alternativu úředně ověřeného podpisu. Dokument podepsaný uznávaným elektronickým podpisem totiž může mít až na drobné výjimky stejnou váhu, jako by byl podepsán s úředně ověřeným podpisem. Podmínkou takového nahrazení úředně ověřeného podpisu však je, aby podepisující osoba zapsala údaj o sériovém číslu kvalifikovaného certifikátu svého podpisu a také údaje o vydavateli a platnost tohoto certifikátu prostřednictvím Portálu občana do registru obyvatel. U cizinců bez povolení k trvalému pobytu je tedy takový postup zcela vyloučen.

Uvedená možnost nahrazení úředně ověřeného podpisu v elektronické podobě je vyloučena u plné moci k provedení právního úkonu, který vyžaduje formu veřejné listiny, tj. například u plné moci k zastoupení při úkonu zachyceném ve formě notářského zápisu.

Výhodou tohoto řešení je to, že podepisující osoba, která řádně zaregistrovala svůj certifikát, jednoduše opatří elektronický dokument svým uznávaným elektronickým podpisem, a tím je celý proces dokončen.

Pokud jste se dočetli až sem, možná jste si všimli toho, že v případě tří ze čtyř možných variant ověření podpisu je výsledkem celého procesu dokument v elektronické podobě. V praxi však poměrně často nastávají situace, kdy potřebujete mít příslušný dokument k dispozici i v listinné (papírové) podobě. Za tímto účelem je nutné provést tzv. autorizovanou konverzi daného dokumentu, která umožňuje „překlopení“ dokumentu z listinné do elektronické podoby a naopak, a to při současném zachování právních účinků takového dokumentu.

V praxi lze konverzi jednoduše provést například prostřednictvím služeb Czech POINT (mapa kontaktních míst dostupná zde, seznam poboček České pošty poskytujících služby Czech POINT naleznete zde), kdy jednoduše do úschovny (dostupné zde) nahrajete podepsaný dokument v elektronické podobě. Úschovná Vám automaticky vygeneruje potvrzení, které je nutné předložit v elektronické či papírové podobě na kontaktním místě Czech POINT, kde Vám z elektronického dokumentu vytvoří „papírový“ originál.

Závěrem pak přikládáme několik užitečných odkazů, který by se Vám mohly (nejen v souvislosti s problematikou úředního ověření podpisů, ale i v souvislosti s elektronickými podpisy obecně) do budoucna hodit:

• mapa kontaktních míst služeb Czech POINT naleznete zde;
• seznam notářů naleznete zde;
• seznam poboček České pošty poskytujících služby Czech POINT naleznete zde;
• úschovna určená pro legalizaci elektronického podpisu naleznete zde;
• bližší informace k autorizované konverzi dokumentů prostřednictvím služeb Czech POINT naleznete zde;
• úschovna určená pro autorizovanou konverzi dokumentů naleznete zde;
• postup pro získání certifikátu k elektronickému podpisu od Certifikační autority PostSignum naleznete zde.
• návod pro zápis kvalifikovaného certifikátu do registru obyvatel naleznete zde.